Обмен электронными документами

Электронные документы

Диадок позволяет компаниям обмениваться юридически значимыми электронными документами. Входящие документы бесплатны.

Если у вас уже есть сертификат квалифицированной электронной подписи — можете начать работу в Диадоке бесплатно прямо сейчас. Если его нет — отправьте заявку на подключение системе.

Обменивайтесь электронными документами

Через Диадок можно обмениваться любыми документами. В систему можно загрузить документы в форматах pdf, doc, xls, xml и других. А документы в утвержденных xml-форматах (акты и накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, корректировочные и исправленные счета-фактуры) легко сформировать прямо в системе.
Любой документ в Диадоке можно сохранить в черновиках. Позже вы сможете отредактировать его, подписать и отправить контрагенту или в другое подразделение организации.

Через Все документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и являются юридически значимыми оригиналами. Вы всегда можете выгрузить любой полученный или отправленный вами документ на свой компьютер вместе со всеми подписями и протоколом передачи.
В списке документов можно выполнить все основные действия в массовом порядке, а уведомления, поступающие на электронную почту, не позволят вам пропустить новые документы.
Между документами по одной сделке можно устанавливать связи. Благодаря им вы и ваши контрагенты легко сможете просмотреть все связанные документы.

Вы легко можете узнать, на каком этапе обработки находится ваш документ. Напротив каждого документа в общем списке указывается его статус: по каким документам уже завершен документооборот, какие ожидают подписи или исправления и т д.

Храните документы в электронном виде

Документы не обязательно выгружать на персональный компьютер: их можно хранить прямо в Диадоке. Это надежно и удобно! Они будут доступны вам даже после окончания оплаченного периода работы в системе: вы сможете зайти в Диадок по логину и паролю.
Благодаря удобным поиску и фильтрам системы вы сможете быстро найти любой документ: по дате, статусу, контрагенту, названию или номеру, а также по суммам или ставке НДС.

Работайте в привычной бухгалтерской системе

Не хотите работать через веб-интерфейс? Диадок интегрируется с любой бухгалтерской или учетной системой: 1С, SAP, Oracle и другими. Вы сможете работать с электронными документами непосредственно из своей учетной записи.

Для самых распространенных систем (1С, SAP, Docsvision) существуют уже готовые коробочные интеграционные модули, для всех прочих Диадок предоставляет развитый программный интерфейс (API).Подробнее о интеграции

Для пользователей системы 1С разработан специальный бесплатный модуль, который позволяет:

·         выполнять все действия с документами прямо в своей учетной записи;

·         видеть в 1С всех контрагентов, уже подключенных к Диадоку.

Представляйте документы в контролирующие органы

Процесс представления документов в налоговые органы по требованию станет для вас проще. Все нужные документы легко найти в системе благодаря удобному поиску. Вы сможете выгрузить их, прикрепить к электронной описи в системе электронной отчетности и направить в налоговый орган через интернет.

Для прохождения выездной проверки не будет необходимости перерывать архивы в поисках нужных документов. Вы сможете предоставить инспектору доступ в систему или выгрузить документы на компьютер и представить их печатную форму на экране.

В случае возникновения любых разногласий между контрагентами или с налоговыми органами вы сможете представить электронные документы в суде в качестве доказательства — в виде заверенных бумажных копий.

Работайте над документами совместно

Согласовывать входящие и исходящие документы очень просто: отправьте документ на визирование или подпись вашему сотруднику или в другое подразделение организации. Получатель сможет ознакомиться с документом на специальной странице «Согласование».
Вы сможете перенести всю структуру вашей компании в Диадок: просто создайте подразделения и распределите по ним сотрудников, что позволит:
— разделить поток документов по подразделениям компании;
— определить «область видимости» каждого сотрудника: он сможет видеть документы либо только своего подразделения, либо все документы организации.

Найдите своих контрагентов за несколько секунд

Начать обмениваться электронными документами в Диадоке очень просто. Вы можете найти вашего контрагента, указав ИНН или наименование организации, или же с помощью массовой проверки контрагентов — для этого понадобится всего лишь загрузить файл со списком ИНН, который можно сформировать самостоятельно в системе Excel или выгрузить из 1С, на странице «Контрагенты».
На каждую организацию в Диадоке заведена «карточка»: в ней указаны реквизиты организации и дана ссылка в «Контур-Фокус», по которой можно посмотреть информацию из государственного реестра юридических лиц.

Любой организации в Диадоке можно отправить приглашение к обмену электронными документами. После того, как организация одобрит запрос, она появится в списке ваших активных контрагентов:
— при использовании модуля «Диадок» для 1С легко узнать, кто из ваших контрагентов уже подключен к Диадоку. Они будут отмечены прямо в списке контрагентов вашей системы;
— другие контрагенты также могут пригласить вас обмениваться электронными документами. Узнать о том, что вам выслали приглашение, можно подписавшись в Диадоке на уведомления на электронную почту.
Контрагента, которому вы больше не хотите направлять электронные документы, можно просто заблокировать.